رعایت کامل علائم سجاوندی
استفاده از نشانه‌گذاری‌های درست و صحیح به هرچه بهتر خوانده شدن متن شما کمک کرده و آن را تمیز، روان و تاثیر‌گذار می‌کند. بخاطر داشته باشید، حتی در صورت وقت‌گیر بودن نشانه‌گذاری متن (در متن‌هایی با تاکیدات، مکث‌ها، نقل قول‌ها و جداسازی‌های فراوان) نیز از رعایت علائم نگارشی غافل نشوید.
آگاه باشید که یکی از مهم‌ترین عوامل در خوانش صحیح مطلب و درک مفهوم اصلی مورد نظر نویسنده یا مترجم، رعایت همین علائم سجاوندی است. از جمله مهم‌ترین علائم نگارشی در زبان فارسی می‌توان به نقطه، ویرگول، نقطه‌ویرگول، گیومه، پرانتز و … اشاره کرد.
یکسان‌سازی رسم‌الخط کلمات
رسم‌الخط‌های متفاوتی برای نگارش متون وجود دارد. بعضی از این رسم‌الخط‌ها، از مقبولیت بیشتری برخوردارند و بعضی دیگر کمتر مورد قبول هستند. بحث درباره رسم‌الخط خود یک مبحث طولانی است که پرداختن به آن در این مقاله نمی‌گنجد. اما نکته مهمی که وجود دارد، این است که رسم‌الخط در تمام طول متن یک‌سان باشد.
رسم‌الخط در کل متن باید یک‌سان باشد
ویراستار حرفه‌ای موظف است که با دانش به روز و کامل پیرامون نحوه نگارش کلمات، تمامی متن را یکسان‌سازی کند. همچنین او وظیفه دارد تا از اشتباهات رایجی که در نوشتار افراد غیر حرفه‌ای و ناآشنا به ظرافت‌های زبان پیش می‌آید، جلوگیری کند.
از جمله نکات مهمی که در رسم‌الخط باید به آن توجه شود، رعایت نیم فاصله، سرهم‌نویسی و جدانویسی، یکسانی املای وام‌واژه‌ها و … اشاره کرد.
ویرایش مشکلات دستور زبانی
این نکته بخصوص زمانی حائز اهمیت می‌شود که متن از زبانی دیگر به فارسی ترجمه شده باشد. در این حالت ساختارهای دستورزبانی متفاوت منجر به ایجاد جملاتی شود که در زبان مقصد جایگاهی ندارد. وظیفه ویراستار، این سات که این جملات را شناسایی کند و برای رفع مشکل آن‌ها بکوشد.
رفع مشکلات ویرایشی و نگارشی حاصل از ترجمه تا حدودی بر عهده ویراستار است.
رعایت نکات مربوط به تایپ
نیم‌فاصله، به معنای ایجاد فاصله بین کلمات دو بخشی بدون ایجاد فضای خالی در میان آن‌ها است. برای مثال با ایجاد نیم فاصله کلمه دو بخشی «می گذاریم» به شکل درست آن یعنی «می‌گذاریم» نوشته می‌شود.
اصول مربوط به تایپ از جمله نکاتی است که رعایت آن نیاز به تجربه فراوان ویراستار در استفاده از نرم‌افزارهای مربوطه و همچنین دانش به روز در زمینه ویرایش آنلاین دارد.
شکسته‌نویسی ممنوع
شکسته‌نویسی از مواردی است که در صورت مشاهده توسط ویراستار می‌بایست اصلاح شده و متن عاری از وجود آن شود. برای مثال «می‌رم» اشتباه و «می‌روم» صحیح است. در متون علمی، رسمی و مقالات تخصصی از شکسته‌نویسی نباید استفاده شود. با این حال استفاده از شکسته‌نویسی در بعضی سبک‌های ادبی و در مواردی مانند گفت و گوی شخصیت‌ها اشکالی ندارد.
استفاده از علائم جمع صحیح
واژگان عربی در زبان فارسی آنچنان دخیل شده که اغلب تمایز آن‌ها و جایگزین کردنشان با کلمات فارسی هم معنی غیرممکن است، بنابراین باید از علامت‌های جمع مناسب هر کلمه استفاده کرد. برای مثال «آزمایشات» غلط و «آزمایش‌ها» صحیح است.
کلمات فارسی با عربی جمع بسته نمی‌شوند، برای مثال استفاده از کلمه فرامین اشتباه است و باید از کلمه فرمان‌ها استفاده کرد.
همچنین کلمات جمع مکسر عربی با استفاده از علائم جمع فارسی، دوباره جمع بسته نمی‌شوند. برای مثال کلمه اسلحه خود جمع کلمه سلاح است و بنابراین کلمه اسلحه‌ها اشتباه است.
توجه به پاورقی‌ها
مطالبی که در پاورقی یک کتاب عنوان می‌شوند، بیشتر شامل مواردی است که از نظر نویسنده نیاز به توضیح، ارجاع به منبعی دیگر، بیان نقل قولی مستقیم از فرد یا مرجع مرتبط، نوشتن نام علمی یک مکان، فرد و… به زبان اصلی را دارند. توجه به صحت بیان مطالب عنوان شده در پاورقی‌ها و اصلاح اشتباهات پیش آمده و همچنین دقت در اعداد ارجاعی هر مورد، از وظایف ویراستار است.
یکی از وظایف ویراستاران، بررسی پانویس‌ها است
نقل قول‌ها
نقل قول به معنی بیان مستقیم جمله و عبارت از یک فرد، کتاب و یا مقاله دیگر است. در هنگام بیان نقل قول لازم است از علامت «» برای قرار دادن مطلب مورد نظر درون آن استفاده کنیم. لازم است که ویراستار درستی و اعتبار عبارت مورد نظر را بطور کامل بررسی کرده تا اشتباهی در نقل مطلب صورت نگیرد.
فهرست‌نویسی و پاراگرف‌بندی
با توجه به مطلبی که مورد ویراستاری قرار می‌گیرد، لازم است فهرست‌نویسی و پاراگراف بندی بصورت اصولی به انجام برسد. در مورد پایان نامه و مقالات مروری، فهرست‌نویسی کاملا تخصصی بوده و ویراستار باید دانش و تجربه کافی در این زمینه را داشته باشد.
اشکالات تایپی و املایی
یکی از آفات بزرگ پس از تالیف و ترجمه کتاب در هنگام انتشار، غلط‌های املایی و تایپی است که بطور طبیعی در هنگام نوشتن در متن ایجاد می‌شود. ویراستار با دقت این اشکالات را بطور کامل رفع کرده تا خللی به نظام کلی متن وارد نیاید. البته وظایف ویراستار مشخص است و ویراستار نباید تغییرات فراوانی در متن ایجاد کند. گاهی این تغییرات باعث می‌شود که در سبک متن اختلال ایجاد شود. بنابراین تغییرات اساسی باید با مشورت نویسنده یا مترجم انجام شود.
